Ayuda

Temas de Ayuda

Para versión DEMO Gratis

Si necesita ayuda para usar la versión DEMO, lea el siguiente temario y haga clic sobre la pregunta o tema de su interés.


Versión Demo

La versión DEMO tiene el 100% de las funcionalidades activas para que Usted pueda probarla libremente.

Su duración es de 7 días renovables. Para poder seguir usando la versión DEMO después de este periodo, sólo deberá registrar nuevamente la Licencia Temporal de 8 caracteres, recibida en su e-mail.
Esta versión tiene un límite máximo de 20 productos.

Para instalar la versión DEMO Usted debe ir a la sección DEMO GRATIS y seguir las instrucciones que ahi se indican.

Haga clic aquí para ir a la sección DEMO Gratis.

Si tiene problemas en su instalación o necesita ayuda, contáctese con nosotros al 02-2-5820504 en horario de oficina, al 09 – 655 353 24 en todo horario y fin de semana, visite la página Web www.elalmacen.cl/cristal O escríbanos a: asistente@clubalmacen.com.


Base Auxiliar de 7000 productos para implementar en pocas horas

La Base Auxiliar contiene más de 7000 productos con código de barra, que son vendidos por almacenes y minimarkets en Chile.

Para instalar la versión DEMO Usted debe ir a la sección DEMO GRATIS y seguir las instrucciones que ahi se indican.

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Versión Definitiva

Las versión Definitiva del Software El Almacén sirve para ser utilizada en el local comercial, sin restricciones funcionales y sin limite de tiempo.

Para instalar la versión Definitiva del software El Almacén en su negocio, elija una de las siguientes opciones:

A) Descargue el software a su computador usando el link que le entregarán al momento de realizar su compra:
B) Inserte el CD- ROM en su computador y elija la alternativa: INSTALACION
C) Explore CD-ROM y ejecute directamente el programa: instalador.exe

Cuando instale el Software Definitivo en su Local, Usted deberá pedir su Licencia Definitiva al fono 02-2-5820504; ó al e-mail asistente@clubalmacen.com ó llenando el formulario de contacto en www.elalmacen.cl

Si tiene problemas en su instalación o licenciamiento contáctese con nosotros al 02-2-5820504 en horario de oficina, al 09 – 655 353 24 en todo horario y fin de semana, visite la página Web www.elalmacen.cl O escríbanos a: asistente@clubalmacen.com.


Pasos de Implementación

Los pasos para implementar el software en un negocio, se describen en la siguiente Guía Implementación:

Guía de implementación

Paso 1 Ingresar al Sistema por Primera Vez

Para ingresar a la aplicación por primera vez se debe utilizar el usuario “dueño” y la clave “dueño”. De este modo se ingresa al programa con amplios privilegios.

Paso 2 Crear Usuarios

Ahora, Usted puede crear sus propios usuarios, con claves personalizadas, en la ventana MANTENCION / USUARIOS / botón NUEVO. En este caso no olvide crear al menos 4 tipos usuarios con los privilegios de Cajero, Supervisor, Dueño y un Súper Administrador.

Si lo prefiere, puede posponer esto para más adelante y usar los usuarios que vienen pre-cargados. Estos son:

Usuario: dueño
Clave: dueño

Usuario: supervisor
Clave: supervisor

Usuario: cajero
Clave: cajero

Usuario: sadministrador (es mas alto que dueño y puede realizar funciones técnicas no habituales)
Clave: sadministrador

Si Usted no ha creado sus propios Usuarios, no borre estos usuarios que viene por defecto con la instalación.

Paso 3 Crear Proveedores y Familias; Revisar el Nombre del Almacén y los Impuestos.

Ahora Usted, debe crear los proveedores con los que trabaja, mediante la ventana MANTENCIÓN / PROVEEDORES / botón NUEVO.

A continuación cree las familias de productos mediante la ventana MANTENCIÓN / IMPUESTOS Y FAMILIAS / botón NUEVA.

Para cambiar el nombre del Negocio y revisar las tasas de impuestos utilice la ventana MATENCION / IMPUESTOS Y BOLETAS.

Paso 4 Ingresar todos los productos a la base de datos

Mediante el uso de la Ventana INGRESO DE PRODUCTOS DE LA VENTA o VENTA 1, el implementador procederá a escanear todos los productos que existen en el Almacén. Para esto debe considerar que un producto y código de barra puede ser distinto a otro si ofrece una diferencia de aroma, sabor, tamaño, talla, numeración, color, promoción anexa.

Esta ventana se encuentra en SALA DE VENTAS / VENTAS / OPERACIÓN TIPO VENTA / VENTA 1

Cuando el producto no esté ingresado en la base de datos, el software ofrecerá importar el producto desde una base auxiliar; o bien crear manualmente un nuevo producto. En ambos casos se abrirá la ventana CREACIÓN DE PRODUCTOS mediante la cual el implementador o incluso un vendedor procederá a crear un nuevo producto.

Una vez ingresado el nuevo producto se deberá limpiar la pantalla VENTA 1 pulsando 0 ENTER, para luego repetir la operación con el siguiente producto.

Paso 5 Ingresar Todos los Clientes al Sistema

El implementador deberá contar con un listado de los clientes con los datos necesarios para crearlos en el sistema, en la ventana MANTENCIÓN / CLIENTES / botón NUEVO.

Al llenar los datos se recomienda elegir lo siguiente:

– En la casilla Tipo de Crédito la opción BOL./LIB.
– En la casilla Estado Crédito la opción Hab.Ambos.
– Deuda máxima boleta y libreta dependerá del crédito que dé el dueño a cada cliente.

El Código Interno puede rellenarse con el “apodo del cliente”. El Código de Barra puede rellenarse con la repetición del RUT o cédula de identidad, pero sin puntos y con guión. También se puede usar cualquier combinación de letras y números que sirva para identificar cómodamente a un cliente. El código de barra está pensado para crear una tarjeta de identificación para cada cliente que compra al crédito.

Paso 6 Preparar la Puesta en Marcha

Antes de poner en marcha la aplicación informática, debemos dejar en cero la deuda de los clientes y el dinero en caja.

También es necesario revisar lo siguiente:

1. Todos los productos deben estar con sus impuestos correctamente asignados.
2. Todos los productos deben estar con los precios de costo y de venta correctos.
3. Todos los clientes deben tener habilitadas ambos tipos de deuda, es decir BOLETA y LIBRETA.
4. Todos los clientes deben tener un máximo de deuda permitida razonable.

Paso 7 Comenzar con la Venta al Contado y al Crédito.

A partir de ahora toda venta, todo registro de Crédito debe ser realizado con la ayuda del computador.

Esta etapa se debe extender hasta que se establezca que, efectivamente, todos los productos y todos los clientes pueden ser reconocidos por el computador. Habitualmente, este paso se extenderá por lo menos durante una a tres semanas, a la espera que lleguen todos los productos con stock agotado y que ha vuelto a comprar para re-abastecer su negocio.

***LA PRIMERA REGLA DE ORO***

“SI UN PRODUCTO NO ESTA CREADO EN EL COMPUTADOR NO SE PUEDE VENDER”

***LA SEGUNDA REGLA DE ORO***

“SI UN CLIENTE NO ESTA REGISTRADO EN EL COMPUTADOR NO LE PUEDE VENDER AL CRÉDITO”

ESTO EVITARA DOBLES REGISTROS Y
CONFUSIONES ADMINISTRATIVAS”

Paso 8 Tomar el Inventario Físico y Digitarlo.

Debe elegir un día o una tarde para cerrar el Negocio y tomar un inventario físico.

Luego debe tomar el resultado de este inventario físico y digitarlo en el programa computacional EL ALMACEN, mediante la pantalla COMPRAS / AJUSTES AUTORIZADOS DE STOCK.

Una vez concluida esta tarea estará en condiciones de iniciar el siguientes mes o período utilizando el programa EL ALMACEN en un 100% y controlando stock, dinero en caja y crédito a clientes.

“AHORA ESTAMOS LISTOS PARA FUNCIONAR AL 100%”
“DESDE ESTE MOMENTO
TODO LO QUE OCURRA EN EL NEGOCIO DEBE PASAR
Y QUEDAR REGISTRADO EN EL COMPUTADOR”

Es imposible llevar el control de Compras y Stock, si primero no se logra el control de la Venta, pues si los productos vendidos no son registrados en el computador el inventario tomado se desactualizará rapidamente.

Esto implica que previamente deben estar creados todos los productos y el dueño, sus familiares y empleados deben estar capacitados para registrar todas la ventas usando el computador.

En resumen, primero se debe lograr registrar las ventas y cuadrar la caja todos los días, para después planificar una toma de inventario y la digitación periódica de las compras.